Immer mehr Geschäftsführer gehen zum Outsourcing einzelner Prozesse und Abläufe in ihrem Unternehmen über, um die Arbeit effizienter zu gestalten. Eine besondere Form des Outsourcings ist das sogenannte On Site Management, bei dem einzelne Betriebsteile ausgelagert werden. Sehr häufig ist das die Buchhaltung. Diese wird dann von selbstständigen Lohnbuchhaltern erledigt, die gleichzeitig von mehreren verschiedenen Unternehmen beauftragt sind und ihre Arbeit von zu Hause aus, dem Home-Office, verrichten. Damit das einwandfrei ablaufen kann, sollte das Büro eines Buchhalters in den eigenen vier Wänden über folgende Ausstattung verfügen:
Die Ausstattung des Home-Office
Die IT-Infrastruktur
Um die Arbeit auch zu Hause effizient leisten zu können, brauchst du grundsätzlich eine professionelle IT-Infrastruktur. Dazu gehört im Allgemeinen:
- Ein Laptop oder ein PC mit Bildschirm
- Ein Headset sowie eine Webcam für Videotelefonie, um mit deinen Kunden gut vernetzt zu bleiben
- Eine zuverlässige Internetverbindung
Des Weiteren sind verschiedene Software-Programme vonnöten:
- Speziell für selbstständige Lohnbuchhalter: Mit dem Lohnabrechnungsprogramm von Lexware kannst du als selbstständiger Lohnbuchhalter deine Arbeit effizient und unkompliziert gestalten. Löhne und Gehälter deiner Kunden lassen sich damit gesetzeskonform abrechnen. Durch den automatisierten Übertrag der Stamm- und Abrechnungsdaten vermeidest du Fehler und stellst deine Auftraggeber so bestens zufrieden. Über verschiedene Schnittstellen ist zudem ein unkomplizierter Datenexport und -import mit dem auftraggebenden Unternehmen, dem Finanzamt sowie den Sozialversicherungsträgern möglich.
- Daneben erleichtert dir ein Programm zum Kundenmanagement die Kundenpflege. Mit einem solchen kannst du alle Kontaktdaten sicher abspeichern und übersichtlich verwalten.
- Außerdem solltest du dir ein Organizer-Tool zulegen, mit dem du deine Termine planen und so deine Arbeit immer termingerecht abliefern kannst.
Ausreichend Lichtquellen
Grundsätzlich ist Tageslicht immer das beste Licht für Arbeiten rund um Schreibtisch und PC. Eine ausreichende Helligkeit schafft gute Sichtverhältnisse und sorgt dafür, dass die Augen die Konzentration möglichst lange aufrechterhalten können. Unterstützend zum Tageslicht kannst du Deckenlampen oder herabhängende Lampen anbringen, die den gesamten Raum ausleuchten. Zur zusätzlichen und punktuellen Beleuchtung eignet sich besonders an späten Abendstunden und während düsterer Jahreszeiten des Weiteren eine Schreibtischlampe. Entscheidend ist immer die Lumen-Kennzeichnung auf dem Leuchtmittel. Eine Beleuchtung, welche die Konzentration fördert und der Müdigkeit entgegen wirkt, verfügt über mindestens 600 Lumen.
Der Standort des Schreibtisches
Auch den Schreibtisch solltest du an die Lichtverhältnisse anpassen. Das gilt zusätzlich für die Position des PCs. Blendende Sonneneinstrahlung führt dazu, dass man keine gute Sicht auf den Bildschirm hat. So ermüden die Augen schnell und es schleichen sich Fehler ein. Am geeignetsten ist ein Lichteinfall der von der Seite kommt, nie direkt von vorne oder von hinten.
Das Büromobiliar
Gerade wenn du selbstständig bist und in der Folge jeden Tag an deinem Schreibtisch im Home Office sitzt, solltest du Wert darauf legen, dass dein Arbeitsplatz ergonomisch eingerichtet ist, um ein rückenschonendes Arbeiten zu ermöglichen. Die Tischplatte sollte deshalb in der Höhe verstellbar sein, um sie individuell an deine Körpergröße anpassen zu können und dein Rücken im Sitzen aufrecht ist. Daneben sollte sie natürlich ausreichend groß sein, damit du alle wichtigen Arbeitsmaterialien darauf ausbreiten kannst. Ebenso den Bürostuhl solltest du in der Höhe verstellen können. Eine optimale und gesunde Sitzhaltung erreichst du, wenn sich die Unter- und Oberschenkel in einem 90°-Winkel zueinander befinden. Denke außerdem daran, dich zwischendurch ausreichend zu bewegen, um Verspannungen sowie Beschwerden im Hals-Nacken-Bereich vorzubeugen.
Kosten absetzen
Wenn du nach dem Umzug dein Home Office einrichtest, dann solltest du dir alle Kosten notieren. Neu angeschaffte Möbel, Renovierungen und unter Umständen sogar die anteiligen Umzugskosten kannst du als Betriebsausgaben in deiner eigenen Buchführung ansetzen und so Steuern sparen! Auch laufende Kosten (Telefon, Internet, Strom, Wasser, Reinigungskosten) kannst du Anteilig in deiner Buchführung geltend machen. Mehr Informationen dazu findest du bei smartsteuer.
