An dieser Stelle mal ein kleiner und sehr krasser Erfahrungsbericht über einen der Mammut-Umzüge die ich bisher mitgemacht habe. Es geht um den Umzug einer ganzen Pension mit angeschlossener Gastronomie. Der Betreiber musste seine alten Räumlichkeiten (immerhin 5 Angestellte, 17 Gästezimmer und eine kleine Frühstücks-Gastronomie) aufgegeben und wollte neue, (zum Glück) etwas kleinere Räumlichkeiten, in einer gut 20 Kilometer entfernten Ortschaft beziehen.
Solch einen Umzug macht man wahrlich nur selten mit und, anders als bei einem privaten Wohnungswechsel musste hier alles generalstabsmäßig geplant sein: Der Timeslot für Renovierung und Umzug waren eng, nicht zuletzt heißt jeder Tag an dem keine Gäste übernachten können den Verlust von Umsatz. Entsprechend haben wir mit den Vorbereitungen dieses Umzugs auch schon sehr früh (über 8 Monate vorher) begonnen.
Schritt 1: Einen Verantwortlichen bestimmen!
Beim Umzug eines Unternehmens muss es immer einen Verantwortlichen geben! Sonst geht es drunter und drüber und kein Angestellter fühlt sich verantwortlich. Als erstes wurde daher ein Projektverantwortlicher bestimmt. Bei kleinen Unternehmen ist das gerne direkt der Inhaber oder Geschäftsführer, in diesem Fall ging das aus privaten und gesundheitlichen Gründen nicht. Entsprechend wurde ein Stellvertreter bestimmt, der auch gleich mit entsprechenden Handlungs- und Unterschriftsvollmachten ausgestattet war. Der Inhaber der Pension kannte seinen Mitarbeiter seit über 20 Jahren und wusste, dass er sich auf diesen verlassen konnte. Im Sparring konnten wir nun die notwendigen weiteren Schritte planen und durchführen.
Schritt 2: Planen – im Team
Als nächstes haben wir uns im Team zusammengesetzt und im Rahmen eines Brainstormings mal zusammengetragen was eigentlich alles umziehen muss, was nicht und was es alles zu beachten gibt. Aus diesen Punkten wurden dann eine Checkliste und ein verdichteter Plan für den Umzug erstellt. Schnell kamen etliche Punkte zusammen, hier die wichtigsten – nur auszugsweise:
- Herrichten der neuen Räumlichkeiten
- Anlegen einer Inventarliste
- Kategorisierung des Inventars (was muss mit, was bleibt da, was kann veräußert/entsorgt werden).
- Einbau / Anpassung des Inventars an die neuen Räumlichkeiten
- Kündigung von Verträgen (Strom, Telefon, Gas, aber auch bestehende Verträge von Lieferanten die den neuen Standort unter Umständen nicht mehr beliefern konnten).
- Einholen von Speditionsangeboten
- Rechtzeitige Information der (Stamm-)Gäste
- Anfertigen neuer Werbematerialien (auch Briefpapier etc.)
- Abschließen / übernehmen von Verträgen. Insbesondere Telefon / Internet.
- Information von Geschäftspartnern (Banken, Kabelfernsehen, Energieversorger, Versicherungen, GEZ)
- Änderungen der Adresse im Handelsregister und beim Finanzamt
- Kennzeichnung Rettungswege in neuen Objekten, Fluchtplan und alles im Zusammenhang mit der Sicherheit des Gastes
- Kontakt zur Dehoga zur Begehung des neuen Objektes
- Renovierung der alten Räumlichkeiten und Übergabe
- IT-Infrastruktur und Server in neuen Räumlichkeiten
- Preisstruktur überarbeiten
Schritt 3: Checkliste abarbeiten und agil ergänzen.
War der grobe Plan erstmal aufgezeichnet, hatte man ein Konstrukt an dem man sich gut entlanghangeln konnte. Im Laufe der Zeit wurden die Checkliste und unser Masterplan aber immer wieder ergänzt und konkretisiert.
In zweiwöchentlichen Statusmeetings haben wir im Dreiergespann (Verantwortlicher, Inhaber und ich als beratende Instanz) uns über den aktuellen Fortschritt des Umzugsplans ausgetauscht. Alle Beteiligten hatten so den gleichen Informationsstand und konnten immer wieder wichtige Gedanken einbringen um den Masterplan zu ergänzen. In den Monaten vor dem Umzug waren diese Meetings meist innerhalb von 30 Minuten abgearbeitet, aber etwa 8 Wochen vor dem Umzugsstichtag haben wir die Zeitspanne erst auf 1 Stunde angehoben und im letzten Monat vor dem Umzug fanden wöchentliche Jourefixe-Termine statt.
Schritt 4: Vorbereitung der neuen Räume
Wer bereits im Hotel- oder Gastronomiegewerbe tätig war, der weiß, dass es nicht mit dem Bezug neuer Räume getan ist. An ein Hotelzimmer sind in Punkto Einrichtung und Ausstattung erhebliche Anforderungen gestellt. Außerdem gibt es natürlich erhebliche Auflagen in Punkto Fluchtplan, Kennzeichnung von Fluchtwegen, Brandschutz etc. die eingehalten werden mussten.
All diese Sachen mussten im neuen Objekt stehen, bevor der Umzug durchgeführt werden konnte.
Schritt 5: Der eigentliche Umzug
Der eigentliche Transport des Inventars und der Abbau / das Verpacken des Sperrguts fand durch eine Spedition statt. Um die Transportmöglichkeit oder Umzugskartons – wie bei einem privaten Wohnungswechsel – mussten wir uns daher keine Gedanken machen. Allerdings gab es natürlich direkt beim Umzug jede Menge für die Mitarbeiter der Pension zu tun. Wir haben uns frühzeitig auf einen Zeitraum von 7 Tagen geeinigt, in dem der eigentliche Umzug durchzuführen war. Das klingt nach viel Zeit, stellte sich im Nachhinein aber als tatsächlich sehr enges Zeitfenster heraus.
Hilfreich war die Kategorisierung des Inventars. Nicht alles musste zum Glück mit umziehen. Zum Glück gab es vom Betreiber der Pension ein Budget für Neuanschaffungen. So musste man sich nicht um den Transport aller Gegenstände kümmern. Bettwäsche für die Gastronomie beispielsweise wurde neu angeschafft. Die alten Kissen und Decken (die viel Platz beim Transport eingenommen hätten) konnten entsorgt bzw. teilweise gespendet werden.
An dieser Stelle haben wir die Not zur Tugend gemacht und mal geprüft, was die bisherigen Gäste eigentlich an der Pension geschätzt haben und welche Kritikpunkte es gab. Einer der Kritikpunkte war der Schlafkomfort. Dies spielte beim Umzug ebenfalls in die Hände: Wir haben zwar die alten Betten mitgenommen, aber die sperrigen, alten Matratzen und die Lattenroste wurden ausgetauscht: Nun brauchte kein Gast mehr klagen „kann nicht schlafen“ und tatsächlich wurden genau diese Erfahrungen auch schon kurz nach den ersten Übernachtungen in den neuen Räumlichkeiten lobend von den Gästen erwähnt!
Schritt 6: Stammgäste rechtzeitig informieren
Ich komme aus dem Marketing. Entsprechend habe ich den Umzug als Chance gesehen und den Betreiber der Pension gebeten eine Liste an Stammgästen (Gäste mit mehr als 4 Übernachtungen) und eine Liste aller anderen Gäste zu erstellen. Jeweils mit Datum des letzten Aufenthalts.
Mit diesen Listen konnte man nun ein perfektes Briefmailing starten. Stammgäste wurden separat angeschrieben. Wir haben Sie über die neuen Räumlichkeiten informiert und einige tolle Eindrücke vorbereitet – das Mailing fand vor dem eigentlichen Umzugstermin statt, auf Bildmaterial konnten wir nicht zugreifen. Der beteiligte Innenarchitekt für die Planung der neuen Zimmer konnte aber Beispieldarstellungen und Grundrisse für die neuen Zimmer liefern und natürlich gab es zahlreiche Pluspunkte die wir unseren Stammgästen kommunizieren konnten (bessere Verkehrsanbindung und natürlich der verbesserte Schlafkomfort in den Gästezimmern).
Alle anderen Gäste haben wir nochmal separat angeschrieben. Die Gäste, die im letzten Jahr zu Gast waren haben neben der tollen und sehr ansprechenden Präsentation der neuen Räumlichkeiten auch eine Einladung zum ersten Frühstück erhalten. Gäste die vor längerer Zeit da waren, aber im letzten Jahr nicht mehr, haben zusätzlich einen Gutschein über 10% auf die erste Buchung erhalten. Das hat tatsächlich dazu geführt, dass einige Leute (vor allem Monteure, die regelmäßig in der Region unterwegs waren und Zimmer benötigten) weitere Übernachtungen gebucht haben.
Schritt 7: Erfolge feiern
Das Team hat in der Zeit des Umzugs teilweise wirklich einiges mitgemacht. Sowas geht nur bei Teams, die schon lange zusammenarbeiten und sich auch freundschaftlich nahe stehen. Ein Mitarbeiter hat in der Umzugswoche unglaubliche 20 Überstunden angehäuft! Als kleines Dankeschön für die tolle Teamleistung habe ich vorgeschlagen, alle Mitarbeiter auf ein tolles Abendessen einzuladen. Ein Catering hat dafür gesorgt, dass alle Mitarbeiter ausgiebig den erfolgreichen Umzug feiern und auf die neuen Räumlichkeiten anstoßen konnten.
