Die häufigsten Fehler beim Umzug vermeiden – so klappt’s mit der richtigen Organisation

Leider geht kaum ein Umzug vollkommen problemlos über die Bühne. Meistens kommt es zumindest zu einer Menge Stress oder zu Uneinigkeiten zwischen denen, die am Umzug beteiligt sind. Das ist menschlich und gehört nun einmal dazu. Werden zusätzlich aber noch Fehler beim Umzug gemacht, die sich eigentlich hätten vermeiden lassen, kann der Ärger während und nach dem Umzug manchmal ganz schön groß sein. Wer die häufigsten Umzugsfehler immer im Hinterkopf behält und sich bemüht, sie zu vermeiden, tut sich und dem ganzen Ablauf daher einen großen Gefallen.

Die Zeit für den Umzug wird falsch kalkuliert

Einer der gefährlichsten Fehler, die immer wieder bei Umzügen passieren, ist der, die Zeit falsch einzukalkulieren. Es behindert in jeder Hinsicht den gesamten Ablauf des Umzugs, wenn etwa die Umzugskisten nicht rechtzeitig genug gepackt werden und plötzlich die Freunde oder gar externe Umzugshelfer vor der Tür stehen. Zum einen kann dann einfach nicht sofort eingeladen und gestartet werden, zum anderen freuen sich Deine Helfer darüber mit Sicherheit nicht – außer, sie sind dazu bestellt worden, beim Kistenpacken zu helfen.
Das ganze Hab und Gut eines Haushaltes sorgsam in Kisten zu verpacken dauert in der Regel immer länger, als man denkt. Das Zeitfenster alleine für das Entrümpeln, Sortieren, Verpacken und Transportieren sollte also eher großzügig geplant werden.

Es werden zu wenige oder ungeeignete Umzugskartons besorgt

Nicht nur die Zeit, die Du für das Verpacken Deiner Sachen in Umzugskartons benötigst, unterschätzt Du mitunter, auch die Menge jener Sachen ist Dir vielleicht nicht wirklich bewusst. Alleine ein kleines Bücherregal bedarf oftmals schon mehrere Kartons, da Bücher zum einen schwer sind und in Kartons untergebracht dann doch mehr Platz wegnehmen, als Du vielleicht denkst. Du solltest daher die Faustregel: für jeden Quadratmeter des Zimmers ein Umzugskarton im Kopf behalten – selbst, wenn das für Dich erst einmal übertrieben klingen mag.

Neben der Menge der Kartons, spielt auch deren Qualität eine entscheidende Rolle. Nichts ist fataler, als während des Tragens durch das Treppenhaus plötzlich den Inhalt eines Kartons zu verlieren, weil er Dir aus den Händen rutscht oder weil gar der Boden durchbricht.

Zunächst kann es zwar helfen, sich bei Bekannten oder Nachbarn oder an sonstiger Stelle nach kostenlosen alten Kartons umzuhören, wer aber sichergehen will, dass es stabile und hochwertige Kartons sind, sollte diese im Baumarkt kaufen oder im Internet recherchieren. Beim Karton online bestellen, solltest Du auch hier vor allem auf die Stabilität und die Griffmöglichkeiten achten. Sie sind das A und O jedes guten Umzugskartons. Die Größe dagegen ist erst einmal gar nicht so entscheidend.

Beim Packen wird nicht sortiert

Bei den ersten Umzugskisten mag es noch weniger schlimm sein, wenn diese ohne System eingeräumt werden und die Gegenstände in den Kisten nicht entsprechend diverser Kategorien sortiert werden. Spätestens nach der fünften Kiste allerdings stellt sich dann oft schon Verwirrung ein, die in der neuen Wohnung schnell in Chaos überschlägt. Wo waren jetzt wieder die Kosmetikartikel, die man dringend braucht? Wo die Regenjacke, die für das Kistenschleppen durch das Ekelwetter jetzt mehr als praktisch wäre?

Um derartige Situationen zu vermeiden sollten alle Kartons sortiert gepackt und anschließend in Stichworten beschriftet werden. Am besten gehst Du beim Packen von Raum zu Raum vor und kombinierst ganz bestimmte Dinge miteinander. Bücher sollten nie bis zum Rand in einen Karton gefüllt werden, da dieser sich dann oft kaum tragen lässt, bzw. im schlimmsten Fall durchbricht. Dennoch gehören schwere Gegenstände an den Boden einer Kiste und leichte Sachen nach oben. Wer Geschirr und Textilien kombiniert verpackt, vermeidet einerseits, dass die Kartons zu schwer werden und kann die Stoffe gleichzeitig als Schutz vor Erschütterungen um das anfällige Porzellan wickeln. Insgesamt solltest Du immer daran denken, Dinge, die Du erst einmal nicht wirklich brauchst, eher nach unten und dringliche Gegenstände logischerweise nach oben in den Karton zu packen.

Diverses Organisatorisches wird vernachlässigt

Zu den Dingen, deren man sich zwar vor und während des Umzugs bewusst ist, die man aus Faulheit oder aufgrund mangelnder Disziplin vernachlässigt, kommen außerdem einige organisatorische Dinge hinzu, an die viele Menschen ganz einfach nicht denken:

  • Dazu gehört beispielsweise, daran zu denken, die Provider für das Internet, das Telefon und Co. fristgerecht zu kündigen, falls Du diese nicht für den neuen Wohnort übernehmen kannst. Auch für Strom- und Gasversorger gilt, dass diese Dir in der Regel gerne bei der Kündigung und Ummeldung helfen. Wenn Du Altverträge weiterführen willst, solltest Du diese zügig umstellen, damit Du die Anschlüsse auch direkt nach dem Einzug schon wieder nutzen kannst.
  • Du solltest Dir vorher genau Gedanken darüber machen, welche Aufgaben beim Umzug Du wirklich selbst übernehmen kannst und welche vielleicht eher von Profis erledigt werden sollten. Gerade Dinge, wie Renovierungsarbeiten in der neuen Wohnung, die vielleicht noch besser vor dem Einzug abgehakt werden sollten, müssen eventuell handwerklich begabte Bekannte und Verwandte oder eben Profis übernehmen. Um deren Anwesenheit und Verfügbarkeit ist sich rechtzeitig zu kümmern.
  • Wer umzieht, ist verpflichtet, alle möglichen Institutionen über seinen neuen Hauptwohnsitz aufzuklären. Dazu gehört vor allem das Einwohnermeldeamt, aber auch die Hausbank, Versicherungsgesellschaften, Vereine und sonstige Stellen. Wer die Post zu spät oder falsch zustellt, sieht sich nicht selten unnötigen Kosten ausgesetzt.
  • Aus finanzieller Sicht besonders wichtig ist es, den Mietvertrag rechtzeitig zu kündigen. Läuft der alte Vertrag noch eine Weile weiter, zahlst Du im schlimmsten Fall mehr als einen Monat lang unnötigerweise die doppelte Miete.
  • Selbst schwer machst Du es Dir, wenn Du vergisst, an Deinem neuen Wohnsitz eine Art Halteverbotszone einzurichten, in welcher Du mit dem Umzugswagen gut parken kannst. Die Kosten und der Aufwand dafür sind gering, Du musst aber eben einfach daran denken – bereuen wirst Du es mit Sicherheit nicht.

Erfahrungsbericht: Mammut-Umzug! So gelingt der Umzug einer Pension.

An dieser Stelle mal ein kleiner und sehr krasser Erfahrungsbericht über einen der Mammut-Umzüge die ich bisher mitgemacht habe. Es geht um den Umzug einer ganzen Pension mit angeschlossener Gastronomie. Der Betreiber musste seine alten Räumlichkeiten (immerhin 5 Angestellte, 17 Gästezimmer und eine kleine Frühstücks-Gastronomie) aufgegeben und wollte neue, (zum Glück) etwas kleinere Räumlichkeiten, in einer gut 20 Kilometer entfernten Ortschaft beziehen.

Solch einen Umzug macht man wahrlich nur selten mit und, anders als bei einem privaten Wohnungswechsel musste hier alles generalstabsmäßig geplant sein: Der Timeslot für Renovierung und Umzug waren eng, nicht zuletzt heißt jeder Tag an dem keine Gäste übernachten können den Verlust von Umsatz. Entsprechend haben wir mit den Vorbereitungen dieses Umzugs auch schon sehr früh (über 8 Monate vorher) begonnen.

Schritt 1: Einen Verantwortlichen bestimmen!

Beim Umzug eines Unternehmens muss es immer einen Verantwortlichen geben! Sonst geht es drunter und drüber und kein Angestellter fühlt sich verantwortlich. Als erstes wurde daher ein Projektverantwortlicher bestimmt. Bei kleinen Unternehmen ist das gerne direkt der Inhaber oder Geschäftsführer, in diesem Fall ging das aus privaten und gesundheitlichen Gründen nicht. Entsprechend wurde ein Stellvertreter bestimmt, der auch gleich mit entsprechenden Handlungs- und Unterschriftsvollmachten ausgestattet war. Der Inhaber der Pension kannte seinen Mitarbeiter seit über 20 Jahren und wusste, dass er sich auf diesen verlassen konnte. Im Sparring konnten wir nun die notwendigen weiteren Schritte planen und durchführen.

Schritt 2: Planen – im Team

Als nächstes haben wir uns im Team zusammengesetzt und im Rahmen eines Brainstormings mal zusammengetragen was eigentlich alles umziehen muss, was nicht und was es alles zu beachten gibt. Aus diesen Punkten wurden dann eine Checkliste und ein verdichteter Plan für den Umzug erstellt. Schnell kamen etliche Punkte zusammen, hier die wichtigsten – nur auszugsweise:

  • Herrichten der neuen Räumlichkeiten
  • Anlegen einer Inventarliste
  • Kategorisierung des Inventars (was muss mit, was bleibt da, was kann veräußert/entsorgt werden).
  • Einbau / Anpassung des Inventars an die neuen Räumlichkeiten
  • Kündigung von Verträgen (Strom, Telefon, Gas, aber auch bestehende Verträge von Lieferanten die den neuen Standort unter Umständen nicht mehr beliefern konnten).
  • Einholen von Speditionsangeboten
  • Rechtzeitige Information der (Stamm-)Gäste
  • Anfertigen neuer Werbematerialien (auch Briefpapier etc.)
  • Abschließen / übernehmen von Verträgen. Insbesondere Telefon / Internet.
  • Information von Geschäftspartnern (Banken, Kabelfernsehen, Energieversorger, Versicherungen, GEZ)
  • Änderungen der Adresse im Handelsregister und beim Finanzamt
  • Kennzeichnung Rettungswege in neuen Objekten, Fluchtplan und alles im Zusammenhang mit der Sicherheit des Gastes
  • Kontakt zur Dehoga zur Begehung des neuen Objektes
  • Renovierung der alten Räumlichkeiten und Übergabe
  • IT-Infrastruktur und Server in neuen Räumlichkeiten
  • Preisstruktur überarbeiten

Schritt 3: Checkliste abarbeiten und agil ergänzen.

War der grobe Plan erstmal aufgezeichnet, hatte man ein Konstrukt an dem man sich gut entlanghangeln konnte. Im Laufe der Zeit wurden die Checkliste und unser Masterplan aber immer wieder ergänzt und konkretisiert.

In zweiwöchentlichen Statusmeetings haben wir im Dreiergespann (Verantwortlicher, Inhaber und ich als beratende Instanz) uns über den aktuellen Fortschritt des Umzugsplans ausgetauscht. Alle Beteiligten hatten so den gleichen Informationsstand und konnten immer wieder wichtige Gedanken einbringen um den Masterplan zu ergänzen. In den Monaten vor dem Umzug waren diese Meetings meist innerhalb von 30 Minuten abgearbeitet, aber etwa 8 Wochen vor dem Umzugsstichtag haben wir die Zeitspanne erst auf 1 Stunde angehoben und im letzten Monat vor dem Umzug fanden wöchentliche Jourefixe-Termine statt.

Schritt 4: Vorbereitung der neuen Räume

Wer bereits im Hotel- oder Gastronomiegewerbe tätig war, der weiß, dass es nicht mit dem Bezug neuer Räume getan ist. An ein Hotelzimmer sind in Punkto Einrichtung und Ausstattung erhebliche Anforderungen gestellt. Außerdem gibt es natürlich erhebliche Auflagen in Punkto Fluchtplan, Kennzeichnung von Fluchtwegen, Brandschutz etc. die eingehalten werden mussten.

All diese Sachen mussten im neuen Objekt stehen, bevor der Umzug durchgeführt werden konnte.

Schritt 5: Der eigentliche Umzug

Der eigentliche Transport des Inventars und der Abbau / das Verpacken des Sperrguts fand durch eine Spedition statt. Um die Transportmöglichkeit oder Umzugskartons – wie bei einem privaten Wohnungswechsel – mussten wir uns daher keine Gedanken machen. Allerdings gab es natürlich direkt beim Umzug jede Menge für die Mitarbeiter der Pension zu tun. Wir haben uns frühzeitig auf einen Zeitraum von 7 Tagen geeinigt, in dem der eigentliche Umzug durchzuführen war. Das klingt nach viel Zeit, stellte sich im Nachhinein aber als tatsächlich sehr enges Zeitfenster heraus.

Hilfreich war die Kategorisierung des Inventars. Nicht alles musste zum Glück mit umziehen. Zum Glück gab es vom Betreiber der Pension ein Budget für Neuanschaffungen. So musste man sich nicht um den Transport aller Gegenstände kümmern. Bettwäsche für die Gastronomie beispielsweise wurde neu angeschafft. Die alten Kissen und Decken (die viel Platz beim Transport eingenommen hätten) konnten entsorgt bzw. teilweise gespendet werden.

An dieser Stelle haben wir die Not zur Tugend gemacht und mal geprüft, was die bisherigen Gäste eigentlich an der Pension geschätzt haben und welche Kritikpunkte es gab. Einer der Kritikpunkte war der Schlafkomfort. Dies spielte beim Umzug ebenfalls in die Hände: Wir haben zwar die alten Betten mitgenommen, aber die sperrigen, alten Matratzen und die Lattenroste wurden ausgetauscht: Nun brauchte kein Gast mehr klagen „kann nicht schlafen“ und tatsächlich wurden genau diese Erfahrungen auch schon kurz nach den ersten Übernachtungen in den neuen Räumlichkeiten lobend von den Gästen erwähnt!

Schritt 6: Stammgäste rechtzeitig informieren

Ich komme aus dem Marketing. Entsprechend habe ich den Umzug als Chance gesehen und den Betreiber der Pension gebeten eine Liste an Stammgästen (Gäste mit mehr als 4 Übernachtungen) und eine Liste aller anderen Gäste zu erstellen. Jeweils mit Datum des letzten Aufenthalts.

Mit diesen Listen konnte man nun ein perfektes Briefmailing starten. Stammgäste wurden separat angeschrieben. Wir haben Sie über die neuen Räumlichkeiten informiert und einige tolle Eindrücke vorbereitet – das Mailing fand vor dem eigentlichen Umzugstermin statt, auf Bildmaterial konnten wir nicht zugreifen. Der beteiligte Innenarchitekt für die Planung der neuen Zimmer konnte aber Beispieldarstellungen und Grundrisse für die neuen Zimmer liefern und natürlich gab es zahlreiche Pluspunkte die wir unseren Stammgästen kommunizieren konnten (bessere Verkehrsanbindung und natürlich der verbesserte Schlafkomfort in den Gästezimmern).

Alle anderen Gäste haben wir nochmal separat angeschrieben. Die Gäste, die im letzten Jahr zu Gast waren haben neben der tollen und sehr ansprechenden Präsentation der neuen Räumlichkeiten auch eine Einladung zum ersten Frühstück erhalten. Gäste die vor längerer Zeit da waren, aber im letzten Jahr nicht mehr, haben zusätzlich einen Gutschein über 10% auf die erste Buchung erhalten. Das hat tatsächlich dazu geführt, dass einige Leute (vor allem Monteure, die regelmäßig in der Region unterwegs waren und Zimmer benötigten) weitere Übernachtungen gebucht haben.

Schritt 7: Erfolge feiern

Das Team hat in der Zeit des Umzugs teilweise wirklich einiges mitgemacht. Sowas geht nur bei Teams, die schon lange zusammenarbeiten und sich auch freundschaftlich nahe stehen. Ein Mitarbeiter hat in der Umzugswoche unglaubliche 20 Überstunden angehäuft! Als kleines Dankeschön für die tolle Teamleistung habe ich vorgeschlagen, alle Mitarbeiter auf ein tolles Abendessen einzuladen. Ein Catering hat dafür gesorgt, dass alle Mitarbeiter ausgiebig den erfolgreichen Umzug feiern und auf die neuen Räumlichkeiten anstoßen konnten.